Ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan pendidikan yaitu prinsip efektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip efektifitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan disekolah harus ditunjukkan semata-mata dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah baik secara langsung maupun tidak langsung. Sedangkan prinsip efisiensi berarti pemakaian semua perlengkapan pendidikan disekolah secara hemat dan dengan hati-hati. 

Pengaturan penggunaan atau pemakaian media pendidikan dipengaruhi empat factor yaitu: banyaknya alat untuk tiap mata pelajaran, banyaknya kelas, banyaknya siswa untuk tiap kelas, dan banyaknya ruang atau lokasi yang ada di sekolah. Oleh karena itu, pengelola sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus bisa mengatur penggunaan tersebut agar tidak terjadi rebutan dalam penggunaan.

Pemeliharaan alat laboratorium sebaiknya dibedakan sesuai dengan jenis alatnya, seperti alat-alat dari gelas dikumpulkan menjadi satu ditempat yang sama, sama halnya dengan alat yang terbuat dari kayu, besi, porselen dan sebagainya. Pastikan alat-alat tersebut berada dalam keadaan aman. 

Pemeliharaan pada zat kimia juga harus diperhatikan seperti pemisahan bahan-bahan yang sering dipakai, bahan yang berbahaya untuk siswa dan bahan yang jarang dipakai. Ditinjau dari sifatnya, ada empat macam pemeliharaan yaitu: 

a.Pemeliharaan yang bersifat pengecekan. Pengecekan ini dilakukan oleh seseorang yang mengetahui tentang baik buruknya keadaan mesin 

b.Pemeliharaan yang bersifat pencegahan. Pemeliharaan dengan cara demikian dilakukan agar mesin selalu dalam keadaan baik. 

c.Pemeliharaan yang bersifat ringan. 

d.Pemeliharaan yang bersifat berat. 

Pemeliharaan sarana pendidikan itu perlu dilakukan dengan cara menyimpan di tempat yang sebaik-baiknya, mencegah dari kerusakan, dan memperbaiki jika terjadi kerusakan sarana pendidikan tersebut. Dengan adanya pemeliharaan sarana pendidikan yang baik dan teratur, maka keadaan sarana pendidikan menjadi baik, mudah digunakan dan tidak cepat rusak sehingga proses pembelajaran yang dilakukan di sekolah dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan pedoman yang berlaku. Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan tercipta ketertiban, penghematan keuangan, mempermudah pemeliharaan dan pengawasan.

Kegiatan inventarisasi perlengkapan pendidikan meliputi dua kegiatan yaitu:

1) Kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan kode barang perlengkapan

2) Kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan.

Barang milik Negara harus diinventarisasi sesuai dengan Permendagri No. 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah. Adapun barang yang dimaksud seperti berikut ini:

-Barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan

-Barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari perjanjian/kontrak

-Barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan Undang-undang atau peraturan.

-Barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh ketentuan hukum yang tetap.